Nắm Vững Cách Sử Dụng Pivot Table Trong Excel: Tùy Biến Hiển Thị Dữ Liệu Chuyên Nghiệp

Bởi Lý Thu 16/10/2025 8 phút đọc

Pivot Table trong Excel là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, biến những bảng tính khô khan thành các báo cáo trực quan, dễ hiểu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa khả năng tùy biến hiển thị dữ liệu của nó. Để các báo cáo của bạn thực sự “biết nói” và chuyên nghiệp hơn, việc hiểu rõ “cách sử dụng pivot table trong excel” để tùy chỉnh các trường giá trị là vô cùng quan trọng. Hãy cùng “Thủ Thuật Excel” đi sâu khám phá nhé!

Tùy Biến Cách Tóm Tắt Giá Trị Mặc Định (Summary Value By)

Khi bạn kéo một trường dữ liệu vào khu vực Giá trị của Pivot Table, Excel thường sẽ tự động tóm tắt dữ liệu bằng hàm SUM (Tổng) nếu đó là số. Nếu dữ liệu được hiểu là văn bản, nó sẽ hiển thị dưới dạng COUNT (Đếm). Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo dữ liệu nguồn của bạn được định dạng chuẩn xác, không bị lẫn lộn giữa số và chữ trong cùng một cột.

Để thay đổi cách tính toán mặc định này, bạn chỉ cần thực hiện vài bước đơn giản:

Nhấp vào mũi tên xổ xuống ở bên phải tên trường trong khu vực Giá trị (ví dụ: “Tổng của Doanh Thu”).
Chọn Thiết đặt Trường Giá trị (Value Field Settings).

Trong hộp thoại Thiết đặt Trường Giá trị, bạn sẽ thấy mục Tóm tắt Giá trị Theo (Summarize Value By). Tại đây, bạn có thể lựa chọn nhiều hàm tóm tắt khác như Average (Trung bình), Max (Giá trị lớn nhất), Min (Giá trị nhỏ nhất) hay Count (Đếm) tùy theo mục đích phân tích của mình. Việc thành thạo các tùy chọn này sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng Pivot Tables để lập báo cáo thống kê một cách chuyên nghiệp.

Khi bạn thay đổi phương pháp tính toán, Excel sẽ tự động gán tên trường mới (ví dụ: “Tổng của Doanh Thu” thành “Trung bình của Doanh Thu”). Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh lại tên này trong mục Tên Tùy chỉnh (Custom Name) để báo cáo được rõ ràng hơn. Đặc biệt, nếu bạn cần điều chỉnh định dạng hiển thị số cho toàn bộ trường, hãy chọn Định dạng Số (Number Format) ngay trong hộp thoại này.

Mẹo nhỏ: Để tránh việc phải đổi tên trường Pivot Table nhiều lần, hãy hoàn tất các thiết lập tính toán trước. Sau đó, bạn có thể dùng tính năng Tìm & Thay thế (Ctrl+H), tìm “Tổng của” và thay thế bằng khoảng trắng để xóa hàng loạt một cách nhanh chóng, giúp tên trường gọn gàng hơn. Trước khi tạo Pivot Table, việc lọc dữ liệu trùng trong Excel cũng là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

Hiển Thị Giá Trị Dưới Dạng Phần Trăm (Show Values As)

Ngoài việc tóm tắt dữ liệu, Pivot Table còn cho phép bạn hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, giúp phân tích tỷ trọng hoặc so sánh dễ dàng hơn. Ví dụ, thay vì chỉ xem tổng doanh thu của từng sản phẩm, bạn có thể xem sản phẩm đó chiếm bao nhiêu phần trăm tổng doanh thu toàn bộ.

Để thực hiện, bạn cũng truy cập vào hộp thoại Thiết đặt Trường Giá trị như trên, nhưng lần này hãy chuyển sang tab Hiển thị Giá trị Dưới dạng (Show Values As). Tại đây, bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn như:

% Tổng Cuối (% of Grand Total): Hiển thị giá trị là phần trăm của tổng cộng toàn bộ.
% Tổng Cột (% of Column Total): Hiển thị giá trị là phần trăm của tổng cột.
% Tổng Hàng (% of Row Total): Hiển thị giá trị là phần trăm của tổng hàng.

Lựa chọn phù hợp sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về dữ liệu. Chức năng này đặc biệt hữu ích khi thủ thuật Excel cho dân kế toán muốn phân tích chi phí, doanh thu theo tỷ trọng.

Bạn muốn hiển thị cả giá trị tuyệt đối và phần trăm cùng lúc? Rất đơn giản! Chỉ cần kéo cùng một trường dữ liệu vào khu vực Giá trị thêm một lần nữa. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh mỗi trường giá trị này riêng biệt: một trường hiển thị dưới dạng Tóm tắt Giá trị Theo (ví dụ: SUM), và trường kia hiển thị dưới dạng Hiển thị Giá trị Dưới dạng (ví dụ: % Tổng Cuối). Điều này mang lại sự linh hoạt tối đa trong việc trình bày báo cáo. Khi làm việc với lượng dữ liệu lớn, việc sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị dữ liệu nguồn tốt hơn cho Pivot Table.

Kết luận

Việc nắm vững “cách sử dụng Pivot Table trong Excel” không chỉ dừng lại ở việc tạo ra các bảng tổng hợp cơ bản mà còn bao gồm khả năng tùy biến sâu sắc các trường giá trị. Bằng cách thay đổi cách tóm tắt và hiển thị dữ liệu dưới dạng phần trăm, bạn có thể biến Pivot Table thành công cụ phân tích mạnh mẽ, giúp báo cáo của bạn trở nên trực quan, chi tiết và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Hãy thực hành ngay để thấy sự khác biệt nhé! Và đừng quên, hãy luôn tuân thủ các quy tắc đặt tên trong Excel để dễ quản lý dữ liệu hơn.