Mẫu Phiếu Chi Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z Cho Kế Toán & Doanh Nghiệp

Bởi Lý Thu 20/11/2025 16 phút đọc

Phiếu chi là một trong những chứng từ kế toán không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát dòng tiền mặt ra khỏi quỹ doanh nghiệp. Đặc biệt, việc tuân thủ mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính là bắt buộc, giúp đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và thống nhất trong công tác kế toán. Nếu bạn đang tìm hiểu cách lập phiếu chi đúng quy định, bài viết này từ “Thủ Thuật Excel” sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện, từ khái niệm cơ bản đến hướng dẫn chi tiết từng bước.

Phiếu chi là gì và tại sao cần tuân thủ Thông tư 200?

Định nghĩa phiếu chi và vai trò của nó

Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC về Tài khoản 111 – Tiền mặt, khi có bất kỳ giao dịch xuất quỹ tiền mặt nào, doanh nghiệp đều phải sử dụng phiếu chi. Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 là một loại chứng từ kế toán ghi nhận và xác nhận việc thực tế xuất quỹ tiền mặt hoặc ngoại tệ. Nó không chỉ là bằng chứng cho thấy một khoản tiền đã được rút ra khỏi quỹ doanh nghiệp mà còn là cơ sở để hạch toán các nghiệp vụ chi tiêu.

Mỗi phiếu chi hợp lệ sẽ ghi rõ các thông tin cần thiết, giúp bạn dễ dàng theo dõi mục đích, số tiền, người nhận, và người phê duyệt cho từng khoản chi.

Các thông tin cơ bản trên phiếu chi

Một phiếu chi hoàn chỉnh theo chuẩn Thông tư 200 cần bao gồm các thông tin chính sau:

Tên đơn vị: Tên đầy đủ của doanh nghiệp thực hiện chi.
Số phiếu và ngày lập: Số thứ tự liên tục của phiếu chi và ngày, tháng, năm lập phiếu.
Người lập phiếu: Thông tin của người trực tiếp tạo phiếu.
Người nhận tiền: Tên và chức vụ của cá nhân hoặc tổ chức nhận tiền.
Mục đích chi: Lý do cụ thể của khoản chi tiêu (ví dụ: thanh toán tiền hàng, chi lương, nộp thuế…).
Số tiền: Ghi bằng số và bằng chữ rõ ràng, kèm theo đơn vị tiền tệ.
Chứng từ kèm theo: Danh sách các hóa đơn, biên nhận hoặc các giấy tờ liên quan khác (nếu có).
Chữ ký duyệt: Chữ ký của những người có thẩm quyền phê duyệt.

Khi nào cần sử dụng phiếu chi?

Phiếu chi được sử dụng trong nhiều giao dịch tài chính khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm:

Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp.
Xuất quỹ tiền mặt để gửi vào tài khoản ngân hàng.
Chi trả lương, các khoản đầu tư, hoặc thanh toán các khoản nợ vay (ngắn/dài hạn).
Nộp thuế, phí, hoặc các khoản ký quỹ, ký cược.

Điều kiện để mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 được coi là hợp lệ

Để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này, một mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 với các trường thông tin cơ bản

Các chữ ký bắt buộc

Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan theo đúng thẩm quyền:

Người lập phiếu: Người tạo ra phiếu chi.
Người nhận tiền: Người trực tiếp nhận khoản tiền chi.
Thủ quỹ: Người quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ phận kế toán.
Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị: Người có thẩm quyền cao nhất phê duyệt khoản chi.

Yêu cầu về nội dung và chứng từ kèm theo

Nội dung chi phải được ghi rõ ràng, cụ thể, đúng với mục đích sử dụng tiền.
Phiếu chi cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan (nếu có), như hóa đơn, biên nhận, hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán… để làm cơ sở chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.

Các trường hợp sử dụng phiếu chi hợp lệ

Một phiếu chi được coi là hợp lệ khi được sử dụng trong các trường hợp sau và đáp ứng đầy đủ các chữ ký cùng chứng từ cần thiết:

Xuất quỹ tiền mặt để gửi vào ngân hàng.
Thanh toán tiền lương, các khoản đầu tư hoặc trả nợ vay.
Thanh toán cho nhà cung cấp các mặt hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu.
Xuất quỹ để nộp các loại thuế, hoặc ký quỹ, ký cược theo quy định.

Các chữ ký cần có trên phiếu chi để đảm bảo tính hợp lệ

Tải mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 chuẩn nhất

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lập và sử dụng, “Thủ Thuật Excel” cung cấp link tải mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC chuẩn nhất do Bộ Tài chính ban hành. Mẫu này được thiết kế để đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong công tác kế toán của mọi doanh nghiệp.

Mẫu phiếu chi chuẩn theo Thông tư 200 để tải về và sử dụng

Bạn có thể tải mẫu phiếu chi tại đây: Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu chi theo Thông tư 200

Việc lập phiếu chi đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối về pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để lập mẫu phiếu chi theo Thông tư 200:

Các nội dung chính cần có trên phiếu chi

Trước khi đi vào các bước cụ thể, hãy chắc chắn bạn đã hiểu rõ các thành phần cơ bản của phiếu chi:

Tên và số hiệu chứng từ: Ghi rõ “Phiếu chi” cùng số thứ tự và số quyển phiếu chi để dễ dàng quản lý.
Ngày lập: Bao gồm ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày thực tế chi tiền.
Thông tin đơn vị: Tên và địa chỉ đầy đủ của doanh nghiệp lập phiếu và đơn vị/cá nhân nhận chứng từ.
Nội dung nghiệp vụ: Mô tả rõ ràng mục đích của khoản chi (ví dụ: “Chi tiền mua văn phòng phẩm,” “Thanh toán lương tháng 11”).
Số tiền: Ghi cả bằng số và bằng chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ (VNĐ, USD…). Nếu là ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá tại thời điểm xuất quỹ.
Chứng từ kèm theo: Liệt kê số lượng và loại chứng từ gốc đi kèm (ví dụ: “Hóa đơn GTGT số 000123,” “Biên nhận thanh toán”).
Chữ ký: Vị trí dành cho chữ ký của người lập, người phê duyệt (giám đốc/thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền.

Quy trình lập phiếu chi qua các bước

Để đảm bảo phiếu chi hợp lệ, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Ghi thông tin doanh nghiệp: Điền đầy đủ tên và địa chỉ của doanh nghiệp ở phần đầu phiếu.
Xác định khoản chi: Ghi rõ mục đích chi, số tiền (cả bằng số và bằng chữ), và đơn vị tiền tệ. Đối với ngoại tệ, hãy ghi tỷ giá hối đoái tại thời điểm xuất quỹ.
Đánh số phiếu: Mỗi phiếu chi phải được đánh số thứ tự liên tục trong một kỳ kế toán và đóng thành quyển để tiện theo dõi.
Lập 3 liên phiếu chi:
- Liên 1: Được lưu giữ tại nơi lập phiếu.
- Liên 2: Thủ quỹ sử dụng để ghi sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc.
- Liên 3: Giao cho người nhận tiền để họ làm bằng chứng.
Ký duyệt: Đảm bảo rằng phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc/thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ và người nhận tiền.
Kèm chứng từ gốc: Ghi rõ số lượng và loại chứng từ gốc đi kèm trên phiếu chi để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu.

Những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng phiếu chi

Khi lập mẫu phiếu chi theo Thông tư 200, có một số điểm bạn cần đặc biệt lưu ý:

Nội dung rõ ràng: Mọi thông tin trên phiếu chi phải rõ ràng, không tẩy xóa hay sửa chữa. Nếu có sai sót, cần hủy bỏ phiếu sai và lập lại phiếu mới.
Khớp số liệu: Số tiền ghi bằng chữ và bằng số phải khớp nhau tuyệt đối.
Chữ ký đầy đủ: Phiếu chi chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan theo quy định.
Chứng từ đi kèm: Luôn đảm bảo có đủ chứng từ gốc hợp lệ kèm theo phiếu chi.
Thời điểm xuất quỹ: Phiếu chi chỉ được xuất quỹ sau khi đã được phê duyệt đầy đủ và có đủ căn cứ hợp lệ.

Quy trình lập phiếu chi theo Thông tư 200 đảm bảo đúng quy định

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 không chỉ là một quy định mà còn là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu tiền mặt hoặc ngoại tệ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán. Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình, tránh sai sót và tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 hoặc các vấn đề liên quan đến chứng từ kế toán, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia của EasyInvoice – một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, tiện lợi và tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp.

Chúng tôi hy vọng những thông tin này đã hữu ích với bạn. Nếu có câu hỏi khác cần tư vấn, hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 để được giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế.

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams
Website: https://easyinvoice.vn/
Email: [email protected]
Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn