Khắc phục lỗi ngày tháng trong Excel: Ngày biến thành văn bản – Tại sao và Cách sửa nhanh chóng

Bởi Lý Thu 17/12/2025 7 phút đọc

Bạn có bao giờ gặp phải tình huống nhập ngày tháng vào Excel nhưng lại không thể tính toán hay sắp xếp dữ liệu được không? Rất có thể, những “ngày tháng” tưởng chừng bình thường đó đã bị Excel hiểu lầm là… văn bản! Đây là một trong những [lỗi ngày tháng trong Excel] thường gặp, khiến các phép tính hay bộ lọc dữ liệu trở nên vô dụng. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách nhận biết và khắc phục sự cố này một cách chi tiết và hiệu quả.

Tại sao ngày tháng trong Excel lại bị lỗi và biến thành văn bản?

Một trong những dấu hiệu dễ nhận biết nhất khi ngày tháng bị coi là văn bản là cách chúng được căn chỉnh trong ô. Nếu bạn thấy ngày tháng được căn lề phải, thông thường đó là định dạng ngày chuẩn. Ngược lại, nếu chúng bị căn lề trái thì khả năng cao Excel đang hiểu đó là chuỗi ký tự văn bản chứ không phải ngày thực sự. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do:

Khoảng trắng thừa: Có những khoảng trắng vô hình ở đầu hoặc cuối dữ liệu ngày.
Định dạng không khớp: Định dạng ngày bạn nhập vào Excel không khớp với cài đặt hệ thống ngày trên máy tính của bạn. Ví dụ, máy tính cài mm/dd/yyyy nhưng bạn lại nhập dd/mm/yyyy.
Nhập liệu thủ công không đúng: Trong quá trình nhập, bạn vô tình thêm các ký tự lạ hoặc nhập sai cấu trúc mà Excel mong đợi.

Khi ngày tháng bị coi là văn bản, bạn sẽ không thể thực hiện các thao tác quan trọng như tính toán khoảng thời gian, sắp xếp theo thứ tự thời gian hay áp dụng các bộ lọc ngày. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có một số giải pháp hiệu quả dưới đây.

Giải pháp 1: Kiểm tra và loại bỏ khoảng trắng thừa bằng “Text to Columns”

Khoảng trắng thừa là nguyên nhân phổ biến khiến Excel không nhận diện đúng định dạng ngày. Hãy làm theo các bước sau để “dọn dẹp” chúng:

Kiểm tra khoảng trắng: Bấm đúp vào một ô chứa ngày mà bạn nghi ngờ bị lỗi. Đặt con trỏ chuột ở đầu dữ liệu và thử bôi đen. Nếu bạn thấy có thể chọn được một hoặc nhiều khoảng trắng trước ngày, thì đây chính là thủ phạm.
Sử dụng tính năng “Text to Columns”:
- Chọn toàn bộ cột chứa ngày tháng bị lỗi bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.
- Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data (Dữ liệu), sau đó chọn Text to Columns (Văn bản thành cột).
- Trong hộp thoại xuất hiện, bấm Next (Tiếp theo) hai lần.
- Ở Bước 3/3 của trình hướng dẫn, tại mục Column data format (Định dạng dữ liệu cột), chọn Date (Ngày).
- Chọn định dạng ngày phù hợp với dữ liệu của bạn (ví dụ: DMY cho ngày/tháng/năm), rồi bấm Finish (Hoàn tất).

Tính năng này không chỉ giúp loại bỏ khoảng trắng mà còn định dạng lại dữ liệu về đúng dạng ngày mà bạn mong muốn. Hãy lặp lại quy trình này cho tất cả các cột chứa ngày tháng khác để đảm bảo không còn khoảng trắng gây lỗi. Đôi khi, cách sửa lỗi #value! trong excel cũng liên quan đến việc định dạng sai dữ liệu.

Giải pháp 2: Điều chỉnh định dạng ngày hệ thống hoặc sử dụng hàm chuyển đổi

Excel phụ thuộc rất nhiều vào cài đặt hệ thống ngày của máy tính bạn. Nếu dữ liệu ngày trong ô không khớp với định dạng mà máy tính đang sử dụng, Excel sẽ coi đó là văn bản.

Ví dụ, nếu máy tính của bạn cài đặt định dạng mm/dd/yyyy (tháng/ngày/năm) nhưng bạn lại nhập ngày 31/12/2025 (ngày/tháng/năm) vào Excel, nó sẽ không nhận diện được.

Có hai cách để giải quyết vấn đề này:

2.1. Đồng bộ định dạng ngày giờ của máy tính

Bạn có thể thay đổi cài đặt định dạng ngày giờ trên máy tính để khớp với định dạng mà bạn thường xuyên nhập vào Excel.

Trên Windows: Vào Control Panel > Region (Vùng) > Change date, time, or number formats (Thay đổi định dạng ngày, giờ hoặc số). Sau đó chọn định dạng ngày phù hợp trong mục Short date (Ngày ngắn).
Trên macOS: Vào System Settings (Cài đặt hệ thống) > General (Chung) > Language & Region (Ngôn ngữ & Vùng) và điều chỉnh các thiết lập ngày giờ.

2.2. Chuyển đổi ngày tháng dạng văn bản bằng các hàm Excel

Nếu không muốn thay đổi cài đặt hệ thống, bạn có thể sử dụng các hàm excel văn phòng để chuyển đổi thủ công. Giả sử ngày tháng dạng văn bản của bạn là 31/12/2017 trong ô A1 và hệ thống máy tính của bạn là mm/dd/yyyy: