Cách Làm Tròn Số Trong Excel “Chuẩn Không Cần Chỉnh”: Mẹo Hay Cho Dân Văn Phòng

Trong công việc hàng ngày với Excel, chắc hẳn không ít lần bạn “đau đầu” với những con số thập phân dài ngoằng, không chỉ làm bảng tính trở nên khó đọc mà còn dễ gây nhầm lẫn khi trình bày dữ liệu. Đôi khi, chúng ta chỉ cần sự chính xác đến một mức độ nhất định, không cần quá chi tiết đến từng “kính hiển vi”. Vậy làm thế nào để “dọn dẹp” những con số này, giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ “mách nước” cho bạn tất tần tật các cách làm tròn số trong Excel một cách hiệu quả và chính xác nhất, phù hợp với mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao. Cùng khám phá ngay nhé!

1. Làm tròn số bằng nút lệnh “Tăng/Giảm Thập phân” – Nhanh gọn lẹ!

Đây là cách đơn giản và nhanh nhất để điều chỉnh số chữ số thập phân hiển thị trong ô, thường được dân văn phòng sử dụng khi cần tùy chỉnh nhanh độ chính xác của dữ liệu.

• Bước 1: Chọn ô hoặc các ô chứa số mà bạn muốn điều chỉnh.

• Bước 2: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Number (Số), bạn sẽ thấy hai nút lệnh quen thuộc:

  • Increase Decimal (Tăng Thập phân): Thêm một chữ số sau dấu thập phân.
  • Decrease Decimal (Giảm Thập phân): Bớt một chữ số sau dấu thập phân.

  Bạn chỉ cần nhấp vào các nút này cho đến khi đạt được số lượng chữ số thập phân mong muốn.

  Lưu ý: Cách này chỉ thay đổi cách hiển thị của số, giá trị thực tế của số trong Excel vẫn được giữ nguyên. Điều này có nghĩa là khi bạn thực hiện các phép tính khác, Excel vẫn sẽ dùng giá trị đầy đủ ban đầu.

2. Làm tròn số bằng tùy chọn Định dạng Ô (Format Cells)

Nếu bạn cần kiểm soát chính xác hơn về định dạng số và cách hiển thị, bao gồm cả vị trí thập phân và các ký hiệu tiền tệ, dấu phẩy phân cách hàng nghìn, việc áp dụng định dạng số có sẵn là lựa chọn tối ưu.

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô cần định dạng.
• Bước 2: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Number (Số), nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại Format Cells (Định dạng Ô). Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.
• Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, tại tab Number (Số), trong danh sách Category (Thể loại), tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn có, hãy chọn một trong các tùy chọn sau:
  • Currency (Tiền tệ)
  • Accounting (Kế toán)
  • Percentage (Phần trăm)
  • Scientific (Khoa học)
  • Hoặc đơn giản là Number (Số) nếu bạn chỉ muốn điều chỉnh số thập phân mà không cần thêm ký hiệu đặc biệt.
• Bước 4: Trong mục Decimal places (Vị trí thập phân), nhập số lượng chữ số thập phân mà bạn muốn hiển thị.
• Bước 5: Nhấn OK để áp dụng định dạng.

Tương tự như cách sử dụng nút lệnh, việc thay đổi định dạng ô cũng chỉ ảnh hưởng đến cách hiển thị. Giá trị gốc của số vẫn được Excel sử dụng trong các phép tính. Đây là một điểm bạn cần ghi nhớ khi xử lý dữ liệu để tránh sai lệch trong kết quả cuối cùng. Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về cách sắp xếp và tổ chức dữ liệu, bạn có thể tham khảo thêm về cách lọc trong cột excel để quản lý bảng tính hiệu quả hơn.

3. Sức mạnh của hàm làm tròn: ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN và hơn thế nữa

Khi bạn cần làm tròn số thực sự (tức là thay đổi giá trị của số trong ô, không chỉ cách hiển thị), các hàm làm tròn sẽ là công cụ đắc lực nhất. Excel cung cấp một bộ sưu tập hàm làm tròn phong phú, đáp ứng mọi nhu cầu.

3.1. Hàm ROUND: Làm tròn đến giá trị gần nhất

Hàm ROUND giúp bạn làm tròn một số đến một số lượng chữ số cụ thể. Đây là hàm làm tròn “truyền thống” nhất, tuân theo quy tắc làm tròn tiêu chuẩn (từ 0.5 trở lên thì làm tròn lên, dưới 0.5 thì làm tròn xuống).

Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)

Trong đó:

• number: Là số bạn muốn làm tròn (có thể là một tham chiếu ô hoặc một số trực tiếp).
• num_digits: Là số chữ số mà bạn muốn làm tròn số đó đến.

Ví dụ minh họa chi tiết:

Giả sử ô A1 chứa số 823,7825. Hãy xem cách ROUND hoạt động ở các mức độ khác nhau:

• Làm tròn đến hàng nghìn:
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;-3)
  • Kết quả: 1000
  • Giải thích: Số 823,7825 gần 1000 hơn là 0 (0 là bội số của 1000). Chúng ta dùng số âm (-3) để làm tròn sang bên trái dấu thập phân (nghìn, trăm, chục).
• Làm tròn đến hàng trăm:
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;-2)
  • Kết quả: 800
  • Giải thích: 823,7825 gần 800 hơn là 900.
• Làm tròn đến hàng chục:
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;-1)
  • Kết quả: 820
• Làm tròn đến hàng đơn vị (số nguyên gần nhất):
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;0)
  • Kết quả: 824
  • Giải thích: Dùng 0 để làm tròn đến chữ số đơn vị gần nhất.
• Làm tròn đến phần mười (một chữ số thập phân):
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;1)
  • Kết quả: 823,8
  • Giải thích: Dùng số dương (1) để làm tròn sang bên phải dấu thập phân, đến vị trí thập phân thứ nhất.
• Làm tròn đến phần trăm (hai chữ số thập phân):
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;2)
  • Kết quả: 823,78
• Làm tròn đến phần nghìn (ba chữ số thập phân):
  • Nhập công thức: =ROUND(A1;3)
  • Kết quả: 823,783

3.2. Hàm ROUNDUP: Luôn luôn làm tròn lên

Khác với ROUND, hàm ROUNDUP sẽ luôn làm tròn số lên (ra xa số 0), bất kể chữ số tiếp theo là bao nhiêu.

Cú pháp: =ROUNDUP(number, num_digits)

Ví dụ: Nếu bạn muốn làm tròn số 3,2 đến 0 vị trí thập phân:

• =ROUNDUP(3,2;0) sẽ cho kết quả là 4. (Vì 3.2 được làm tròn lên thành 4)

3.3. Hàm ROUNDDOWN: Luôn luôn làm tròn xuống

Ngược lại với ROUNDUP, hàm ROUNDDOWN sẽ luôn làm tròn số xuống (về phía số 0), bỏ qua phần thập phân phụ, bất kể giá trị của chúng.

Cú pháp: =ROUNDDOWN(number, num_digits)

Ví dụ: Nếu bạn muốn làm tròn xuống số 3,14159 đến chữ số thập phân thứ ba:

• =ROUNDDOWN(3,14159;3) sẽ cho kết quả là 3,141. (Vì 3.14159 được làm tròn xuống thành 3.141)

Để hiểu rõ hơn về các hàm làm việc với dữ liệu và thời gian, bạn có thể tìm đọc bài viết cách dùng hàm tính ra thứ ngày trong tuần – một kiến thức bổ ích để xử lý các tác vụ liên quan đến lịch trình.

3.4. Các hàm làm tròn đặc biệt khác: EVEN, ODD, MROUND

Ngoài ba hàm phổ biến trên, Excel còn có các hàm làm tròn chuyên biệt khác mà bạn có thể cần trong một số trường hợp:

Để sử dụng các hàm này, bạn có thể tận dụng Formula Builder (Trình tạo Công thức) trong Excel:

1. Chọn một ô trống bất kỳ.

2. Trên tab Formulas (Công thức), trong nhóm Function Library (Thư viện Hàm), chọn Insert Function (Chèn Hàm) hoặc Formula Builder (tùy phiên bản Excel).

3. Trong cửa sổ Formula Builder, tìm kiếm và nhấp đúp vào hàm bạn muốn sử dụng:

   • ROUNDUP: Làm tròn số lên.
     • Trong number, nhập số cần làm tròn lên.
     • Trong num_digits, nhập 0 để làm tròn lên đến số nguyên gần nhất.
   • ROUNDDOWN: Làm tròn số xuống.
     • Trong number, nhập số cần làm tròn xuống.
     • Trong num_digits, nhập 0 để làm tròn xuống đến số nguyên gần nhất.
   • EVEN: Luôn làm tròn số lên đến số chẵn gần nhất.
     • Trong number, nhập số cần làm tròn.
   • ODD: Luôn làm tròn số lên đến số lẻ gần nhất.
     • Trong number, nhập số cần làm tròn.
   • MROUND: Làm tròn số đến bội số gần nhất của một số khác.
     • Trong number, nhập số cần làm tròn.
     • Trong multiple, nhập bội số mà bạn muốn làm tròn đến. Ví dụ, =MROUND(10,5,3) sẽ làm tròn 10.5 đến bội số của 3 gần nhất, tức là 9.

4. Sau khi điền đủ đối số, nhấn Return hoặc Enter để xem kết quả.
   Mẹo: Formula Builder là một công cụ tuyệt vời để khám phá và tìm hiểu về các hàm trong Excel mà không cần phải nhớ chính xác cú pháp. Nó hiển thị giải thích chi tiết về từng đối số, giúp bạn sử dụng hàm một cách dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang thao tác với nhiều dữ liệu và cần thêm không gian làm việc, việc quản lý cấu trúc bảng tính là rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu cách thêm dòng trong excel để tùy chỉnh bảng tính của mình một cách linh hoạt.

4. Thiết lập vị trí thập phân mặc định trong Excel (Fixed Decimal)

Tính năng này cho phép bạn đặt một số lượng chữ số thập phân cố định cho tất cả các số bạn nhập vào Excel sau khi cài đặt. Đây là một mẹo nhỏ nhưng rất hữu ích nếu bạn thường xuyên làm việc với dữ liệu cần một độ chính xác nhất quán, ví dụ như nhập liệu về tiền tệ hoặc trọng lượng.

1. Trong Excel, điều hướng đến File (Tệp) > Options (Tùy chọn). (Đối với Excel 2007, bạn sẽ nhấp vào Nút Microsoft Office rồi chọn Excel Options.)

   Alt: Hình ảnh nút Tùy chọn Excel, minh họa vị trí để tìm cài đặt nâng cao về làm tròn số và định dạng thập phân tự động

2. Trong danh mục Advanced (Nâng cao), dưới phần Editing options (Tùy chọn chỉnh sửa), hãy đánh dấu vào hộp kiểm Automatically insert a decimal point (Tự động chèn dấu thập phân).

3. Trong hộp Places (Vị trí), nhập một số dương cho các chữ số ở bên phải dấu thập phân, hoặc một số âm cho các chữ số ở bên trái dấu thập phân.

   • Ví dụ: Nếu bạn nhập 3 vào hộp Places, và sau đó bạn nhập 2834 vào một ô, giá trị sẽ là 2,834. Nếu bạn nhập -3 vào hộp Places, và sau đó bạn nhập 283, giá trị sẽ là 283000.

4. Nhấn OK.

5. Lúc này, chỉ báo Fixed Decimal (Số chữ số thập phân cố định) sẽ hiển thị trên thanh trạng thái.

6. Trên trang tính, chọn một ô rồi nhập số bạn muốn. Excel sẽ tự động áp dụng số chữ số thập phân bạn đã cài đặt.

   Lưu ý quan trọng: Dữ liệu bạn đã nhập trước khi bật hộp kiểm Automatically insert a decimal point sẽ không bị ảnh hưởng. Tính năng này chỉ áp dụng cho dữ liệu mới nhập.

Mẹo: Tạm thời bỏ qua hoặc loại bỏ dấu thập phân cố định

• Để tạm thời ghi đè tùy chọn số chữ số thập phân cố định: Chỉ cần nhập dấu thập phân khi bạn nhập số. Excel sẽ tôn trọng dấu thập phân bạn nhập thay vì áp dụng cài đặt mặc định.
• Để loại bỏ dấu thập phân khỏi số đã nhập có áp dụng cài đặt cố định:
  1. Tắt tùy chọn Automatically insert a decimal point (làm lại Bước 1 và 2 ở trên, rồi bỏ chọn hộp kiểm).
  2. Trong một ô trống, nhập một số như 10, 100, hoặc 1.000, tùy thuộc vào số chữ số thập phân bạn muốn loại bỏ. Ví dụ: nhập 100 vào ô nếu số của bạn có hai chữ số thập phân và bạn muốn chuyển nó thành số nguyên.
  3. Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Clipboard (Bảng tạm), chọn Copy (Sao chép) hoặc nhấn Ctrl + C.
  4. Trên trang tính, chọn các ô chứa các số mà bạn muốn thay đổi.
  5. Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Clipboard (Bảng tạm), nhấp vào mũi tên bên dưới Paste (Dán), rồi chọn Paste Special (Dán Đặc biệt).
  6. Trong hộp thoại Paste Special, dưới phần Operation (Thao tác), chọn Multiply (Nhân). Điều này sẽ nhân các số đã chọn với 100 (hoặc 10, 1000…) để loại bỏ dấu thập phân.
  7. Nhấn OK.

Kỹ năng quản lý định dạng và làm tròn số là vô cùng cần thiết. Đôi khi, bạn sẽ cần thực hiện những thay đổi sâu hơn vào cấu trúc của Excel, chẳng hạn như cách unprotect sheet trong excel để chỉnh sửa các bảng tính được bảo vệ, mở rộng khả năng tùy biến của mình.

Tạm kết

Việc nắm vững các cách làm tròn số trong Excel không chỉ giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng, dễ nhìn mà còn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu theo đúng yêu cầu công việc. Từ việc điều chỉnh nhanh chóng bằng nút lệnh, áp dụng định dạng ô, đến sử dụng các hàm làm tròn chuyên sâu như ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN hay các tùy chọn nâng cao, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Hãy thử áp dụng các thủ thuật này vào công việc hàng ngày của bạn để thấy sự khác biệt. Chắc chắn rằng, với những kiến thức này, bạn sẽ làm chủ Excel một cách tự tin và hiệu quả hơn rất nhiều!

Tài liệu tham khảo

• Hàm ROUND (Microsoft Support)
• Hàm ROUNDUP (Microsoft Support)
• Hàm ROUNDDOWN (Microsoft Support)
• Làm tròn một số (Microsoft Support)
• Tại sao một số xuất hiện được làm tròn? (Microsoft Support)