Cách Lọc Trùng Trong Google Sheet Hiệu Quả: Nắm Vững Mọi Thao Tác Từ A Đến Z

Dù là sinh viên, nhân viên văn phòng, hay bất kỳ ai thường xuyên làm việc với dữ liệu trên Google Sheet, chắc hẳn bạn đã không ít lần gặp phải “cơn ác mộng” mang tên dữ liệu trùng lặp. Những dòng thông tin lặp lại không chỉ khiến bảng tính của bạn trở nên lộn xộn, khó nhìn mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác khi phân tích, báo cáo. Việc biết cách lọc trùng trong Google Sheet không chỉ là một thủ thuật đơn thuần mà còn là kỹ năng thiết yếu giúp bạn tối ưu hóa công việc, nâng cao năng suất và chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp.

Nếu bạn đang loay hoay tìm kiếm một giải pháp để “dọn dẹp” bảng tính của mình, bài viết này chính là dành cho bạn! “Thủ Thuật Excel” (thương hiệu công nghệ mà bạn có thể thay thế sau này) sẽ hướng dẫn bạn từ cơ bản đến nâng cao, chi tiết từng bước với 5 cách khác nhau để lọc và thậm chí là xóa dữ liệu trùng lặp một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Hãy cùng khám phá ngay nhé!

Lợi ích không ngờ khi lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet

Việc lọc bỏ các mục trùng lặp trong bảng tính không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà còn mang lại nhiều giá trị vượt trội, giúp bạn quản lý dữ liệu một cách thông minh và chuyên nghiệp hơn. Đây là những lý do bạn nên thành thạo kỹ năng này:

• Tiết kiệm không gian lưu trữ và tối ưu hiệu suất: Khi làm việc với các tập dữ liệu lớn, việc có quá nhiều dòng trùng lặp sẽ làm tăng dung lượng file không cần thiết, khiến Google Sheet tải chậm hơn, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Loại bỏ dữ liệu thừa giúp bảng tính của bạn nhẹ nhàng hơn, hoạt động mượt mà hơn.
• Nâng cao tính chính xác và dễ đọc: Dữ liệu trùng lặp là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các sai sót trong báo cáo, thống kê. Bằng cách lọc sạch, bạn đảm bảo mỗi dòng thông tin là duy nhất và chính xác. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp mà còn giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung bảng tính mà không bị nhầm lẫn bởi các mục lặp lại.
• Gia tăng sự chuyên nghiệp trong công việc: Một bảng tính được sắp xếp gọn gàng, không có dữ liệu trùng lặp luôn thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ và chuyên nghiệp của người quản lý. Điều này tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp trên, giúp bạn tự tin hơn khi trình bày các dự án hay báo cáo.

Như vậy, rõ ràng việc lọc trùng trên Google Sheet là cực kỳ quan trọng. Vậy làm thế nào để thực hiện? Có rất nhiều cách khác nhau và bạn sẽ bất ngờ về sự linh hoạt của Google Sheet đấy!

Người dùng đang làm việc trên Google Sheet minh họa lợi ích của việc lọc dữ liệu trùng lặp

5 cách hiệu quả để lọc trùng trong Google Sheet ai cũng làm được

Dưới đây là 5 phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng ngay để xử lý dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet của mình.

1. Lọc giá trị duy nhất bằng hàm UNIQUE

Hàm UNIQUE là một công cụ mạnh mẽ trong Google Sheet, cho phép bạn nhanh chóng trích xuất các giá trị duy nhất từ một hàng, một cột hoặc một vùng dữ liệu bất kỳ. Đây là cách nhanh nhất để có một danh sách dữ liệu “sạch” mà không cần phải xóa thủ công.

Ví dụ minh họa: Giả sử bạn có một bảng danh sách tên và năm sinh, và muốn lấy ra danh sách duy nhất không có người trùng.

Bước 1: Chọn một ô trống mà bạn muốn hiển thị kết quả lọc duy nhất. Sau đó, nhập công thức =UNIQUE(A2:B7) vào ô đó. Trong công thức này, A2:B7 là vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm các giá trị duy nhất.

Ví dụ cách sử dụng hàm UNIQUE để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet, công thức UNIQUE A2 B7

Bước 2: Nhấn phím Enter để hàm thực thi và hiển thị kết quả. Bạn sẽ thấy một bảng dữ liệu mới chỉ chứa các tên và năm sinh duy nhất từ vùng đã chọn.

Kết quả hiển thị dữ liệu duy nhất sau khi áp dụng hàm UNIQUE để lọc trùng trong Google Sheet

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn muốn sao chép kết quả này sang một vị trí khác mà không mang theo công thức, hãy nhớ dùng tính năng “Dán chỉ giá trị” (Paste values only) bằng cách nhấn Ctrl + Shift + V (trên Windows) hoặc Cmd + Shift + V (trên macOS) sau khi sao chép.

2. Đánh dấu và tìm dữ liệu trùng lặp với Định dạng có điều kiện

Đôi khi, bạn không muốn xóa hẳn dữ liệu mà chỉ muốn làm nổi bật các mục trùng lặp để dễ dàng kiểm tra hoặc quyết định xử lý sau. “Định dạng có điều kiện” là công cụ hoàn hảo cho việc này, kết hợp với hàm COUNTIF.

Ví dụ minh họa: Bạn muốn tô màu các dòng có Họ và Tên cùng Năm sinh bị trùng lặp trong bảng dữ liệu.

Bước 1: Đầu tiên, hãy chọn toàn bộ vùng dữ liệu trong bảng tính mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp (ví dụ: A2:B7).

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng, sau đó chọn Định dạng có điều kiện.

Các bước chọn Định dạng có điều kiện để tìm và đánh dấu dữ liệu trùng trong Google Sheet

Một bảng Quy tắc định dạng theo điều kiện sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình.

Bước 3: Tại bảng này, bạn cần thiết lập các tùy chỉnh sau:

• Áp dụng cho phạm vi: Đảm bảo phạm vi đã chọn của bạn (ví dụ: A2:B7) là chính xác.
• Định dạng ô nếu: Chọn Công thức tùy chỉnh là.
• Giá trị hoặc công thức tùy chỉnh: Nhập công thức sau: =COUNTIF(A:A,A1)>1.
  • Hàm COUNTIF sẽ đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong một vùng.
  • A:A là vùng cột bạn muốn kiểm tra (hoặc A:B nếu bạn muốn kiểm tra cả hai cột).
  • A1 là ô đầu tiên trong vùng dữ liệu bạn chọn để Google Sheet dùng làm điểm tham chiếu.
  • >1 nghĩa là nếu giá trị đó xuất hiện nhiều hơn một lần, nó sẽ được định dạng.

Cuối cùng, chọn màu sắc bạn muốn tô cho các ô trùng lặp và nhấn Xong để hoàn tất.

Cài đặt quy tắc định dạng có điều kiện với công thức COUNTIF A A A1 lớn hơn 1 để tô màu dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet

Lưu ý:

• Nếu cài đặt ngôn ngữ của bạn dùng dấu phẩy , làm dấu phân cách đối số trong hàm, hãy thay thế dấu chấm phẩy ; bằng dấu phẩy.
• Đảm bảo thay thế chữ A trong công thức bằng chữ cái của cột dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp.

3. Phân loại dữ liệu trùng và không trùng bằng hàm COUNTIF

Nếu bạn muốn có một cái nhìn rõ ràng hơn về dữ liệu của mình, phân loại từng dòng là “trùng lặp” hay “không trùng lặp”, hàm COUNTIF kết hợp với bộ lọc sẽ là lựa chọn lý tưởng.

Bước 1: Chọn một ô trống ngay bên cạnh cột dữ liệu bạn muốn kiểm tra. Nhập công thức =COUNTIF(A:A,A1)=1 vào ô đó.

• Công thức này sẽ trả về TRUE nếu giá trị trong ô A1 (và các ô tiếp theo khi kéo công thức xuống) chỉ xuất hiện một lần trong toàn bộ cột A.
• Nó sẽ trả về FALSE nếu giá trị đó xuất hiện nhiều hơn một lần (tức là bị trùng lặp).

Sau đó, nhấn Enter và kéo công thức xuống cho toàn bộ cột dữ liệu để áp dụng cho tất cả các dòng.

Sử dụng hàm COUNTIF A A A1 bằng 1 để phân loại dữ liệu trùng và không trùng trong Google Sheet, kết quả hiển thị TRUE FALSE

Bước 2: Để dễ dàng lọc, bạn cần chèn thêm một hàng trống phía trên cùng của bảng dữ liệu. Click chuột phải vào hàng đầu tiên (hàng chứa tiêu đề nếu có) và chọn Chèn 1 hàng lên trên.

Hướng dẫn chèn thêm một hàng trống phía trên dữ liệu trong Google Sheet để tạo bộ lọc

Bước 3: Đặt chuột tại ô vừa được chèn trong cột kết quả TRUE/FALSE (ví dụ: ô C1). Trên thanh công cụ, chọn thẻ Dữ liệu và click vào Tạo bộ lọc. Biểu tượng bộ lọc sẽ xuất hiện ở đầu mỗi cột.

Tạo bộ lọc dữ liệu trong Google Sheet bằng cách chọn tab Dữ liệu và Tạo bộ lọc

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng bộ lọc ở cột TRUE/FALSE. Trong danh sách các giá trị, bạn có thể bỏ chọn mục FALSE và nhấn OK để chỉ hiển thị các giá trị không trùng lặp (TRUE). Hoặc ngược lại, bỏ chọn TRUE để chỉ xem các dòng bị trùng lặp.

Sử dụng bộ lọc để loại bỏ các giá trị FALSE, chỉ hiển thị giá trị TRUE không trùng lặp trong Google Sheet

4. Lọc dữ liệu chỉ xuất hiện từ 2 lần trở lên

Trong một số trường hợp, bạn chỉ muốn tìm và hiển thị những giá trị đã xuất hiện nhiều hơn một lần, đồng thời đánh dấu chúng một cách rõ ràng. Chúng ta có thể kết hợp hàm IF và COUNTIF để làm điều này.

Bước 1: Tại ô trống bên cạnh cột dữ liệu mà bạn muốn sàng lọc, nhập công thức sau: =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,A2,"Kết quả trùng").

• COUNTIF($A$2:A2,A2): Hàm này sẽ đếm số lần xuất hiện của giá trị trong ô A2 (và các ô tiếp theo) trong phạm vi từ A2 đến dòng hiện tại (A2, A3, A4…). Dấu $ khóa cố định ô A2 để đảm bảo phạm vi đếm luôn bắt đầu từ đó.
• =1: Kiểm tra xem giá trị đó chỉ xuất hiện một lần trong phạm vi đã xét đến.
• A2: Nếu giá trị chỉ xuất hiện một lần, hiển thị chính giá trị đó.
• "Kết quả trùng": Nếu giá trị xuất hiện nhiều hơn một lần, hiển thị chuỗi “Kết quả trùng”.

Áp dụng công thức IF COUNTIF để lọc các giá trị trùng lặp xuất hiện từ hai lần trở lên trong Google Sheet

Bước 2: Nhấn Enter và kéo công thức xuống hết toàn bộ cột. Bạn có thể nhấn vào dấu tick nhỏ ở góc dưới bên phải ô để Google Sheet tự động điền công thức.

Kéo công thức IF COUNTIF xuống các ô còn lại để hiển thị kết quả lọc giá trị trùng trong Google Sheet

Bước 3: Tương tự như cách trên, bạn cần chèn thêm một hàng trống trên cùng của bảng và tạo bộ lọc. Click chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên.

Hướng dẫn chèn thêm một hàng trống phía trên dữ liệu trong Google Sheet để tạo bộ lọc

Bước 4: Chọn hàng vừa chèn, sau đó chọn thẻ Dữ liệu và Tạo bộ lọc.
Lúc này, bạn có thể nhấn vào biểu tượng bộ lọc ở cột chứa công thức vừa nhập, sau đó bỏ chọn “Kết quả trùng” để chỉ hiển thị các giá trị duy nhất (lần xuất hiện đầu tiên).

Kết quả cuối cùng sau khi lọc các giá trị trùng lặp xuất hiện nhiều lần trong Google Sheet, chỉ hiển thị các giá trị duy nhất

Lưu ý: Phương pháp này sẽ giữ lại bản sao đầu tiên của mỗi giá trị duy nhất và đánh dấu các bản sao sau là “Kết quả trùng”.

5. Sử dụng tiện ích mở rộng Remove Duplicates

Nếu bạn muốn một giải pháp tiện lợi, nhanh chóng mà không cần nhớ công thức phức tạp, tiện ích mở rộng (add-on) là lựa chọn tuyệt vời. “Remove Duplicates” là một trong những tiện ích phổ biến nhất.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần cài đặt tiện ích này. Trên thanh công cụ của Google Sheet, chọn Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung.

Hướng dẫn cài đặt tiện ích mở rộng để lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet, chọn Tiện ích mở rộng và Tải tiện ích bổ sung

Bước 2: Trong cửa sổ Google Workspace Marketplace, tìm kiếm từ khóa “Remove Duplicates”. Chọn tiện ích của tác giả EXPAND9.

Tìm và chọn tiện ích Remove Duplicates của EXPAND9 trong cửa hàng tiện ích bổ sung của Google Sheet

Bước 3: Nhấp vào nút Cài đặt và làm theo hướng dẫn để cấp quyền cho tiện ích.

Nhấn nút Cài đặt để thêm tiện ích Remove Duplicates vào Google Sheet của bạn

Bước 4: Sau khi cài đặt xong, quay lại Google Sheet. Chọn Tiện ích mở rộng > Remove Duplicates > Start để khởi chạy tiện ích.

Khởi chạy tiện ích Remove Duplicates từ menu Tiện ích mở rộng để bắt đầu lọc trùng trong Google Sheet

Bước 5: Trong cửa sổ tiện ích, bạn có thể chọn Select columns để chỉ định các cột mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Chọn xong, nhấn Save.

Tùy chỉnh và lưu cài đặt các cột cần lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet bằng tiện ích Remove Duplicates

Bước 6: Tiện ích sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn: Highlight duplicates (Đánh dấu các dòng trùng lặp) hoặc Remove duplicates (Xóa các dòng trùng lặp). Nếu bạn chọn Highlight, sau đó nhấn Search, các dòng dữ liệu trùng lặp sẽ được tô màu nổi bật.

Sử dụng tùy chọn Highlight trong tiện ích Remove Duplicates để đánh dấu các dòng dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet

Xóa dữ liệu trùng trong Google Sheet chỉ với vài cú click

Ngoài việc lọc và đánh dấu, Google Sheet còn cung cấp một công cụ tích hợp sẵn để xóa thẳng các bản trùng lặp, giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng ngay lập tức.

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn toàn bộ cột hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn xóa các bản trùng lặp. Sau đó, trên thanh công cụ, chọn thẻ Dữ liệu.

Bắt đầu xóa dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet bằng cách chọn tab Dữ liệu trên thanh công cụ

Bước 2: Tiếp theo, chọn mục Dọn sạch dữ liệu và click vào Xóa bản trùng lặp.

Chọn Dọn sạch dữ liệu và sau đó click vào Xóa bản trùng lặp để loại bỏ các dòng dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet

Google Sheet sẽ hiển thị một hộp thoại xác nhận các cột bạn muốn dùng để xác định bản trùng lặp. Xác nhận lựa chọn và nhấn Xóa bản trùng lặp.

Lưu ý cực kỳ quan trọng: Thao tác xóa dữ liệu trùng lặp này không thể hoàn tác sau khi bạn đóng hoặc làm mới file Google Sheet. Do đó, hãy luôn sao lưu dữ liệu hoặc đảm bảo bạn đã xem xét kỹ lưỡng trước khi thực hiện để tránh mất mát thông tin không mong muốn!

Tạm kết

Việc nắm vững các cách lọc trùng trong Google Sheet là một kỹ năng vô cùng giá trị, giúp bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và tính chuyên nghiệp trong mọi tác vụ liên quan đến dữ liệu. Từ việc sử dụng các hàm cơ bản như UNIQUE, COUNTIF cho đến các tiện ích mở rộng tiện lợi và công cụ xóa tích hợp, Google Sheet luôn mang đến nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu và trình độ của mỗi người.

Hãy bắt tay vào thực hành ngay hôm nay để “dọn dẹp” bảng tính của bạn, biến những con số phức tạp trở nên gọn gàng và dễ hiểu hơn. Đừng quên theo dõi blog của “Thủ Thuật Excel” thường xuyên để cập nhật thêm nhiều mẹo và thủ thuật công nghệ hữu ích khác, giúp công việc của bạn ngày càng hiệu quả!